Chcesz zorganizować zbiórkę lub wydarzenie z okazji 33. Finału WOŚP? Masz grupę wolontariuszy, którzy chcieliby dołączyć do kwesty? Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, sprawdź czy w Twojej okolicy nie działa już jakiś Sztab (listę tegorocznych Sztabów znajdziesz na naszej stronie internetowej, jest ona na bieżąco aktualizowana). Jeśli tak – dołącz do niego, może uda się Wam zorganizować Finał na większą skalę! Ideą Fundacji WOŚP jest łączenie różnych organizacji, środowisk i dlatego zachęcamy Was do współpracy między sobą.
Jeżeli w Twojej okolicy nie ma Sztabu 33. Finału WOŚP, w którego działania możesz się włączyć – zarejestruj swój.
Ponad 100 000 osób zostało wolontariuszami jubileuszowego Finału Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy
1. Zbierz grupę sprawdzonych ludzi, którzy razem z Tobą poświęci czas na działania w ramach Sztabu (organizatorów Sztabu).
2. Zapoznajcie się z Regulaminem Sztabu
3. Przeczytajcie załączniki do regulaminu:
- Załącznik numer 1 - Procedura naboru i rejestracji wolontariuszy
- Załącznik numer 2 - Procedura rejestracji Sztabowej oraz Firmowej Puszki Stacjonarnej
- Regulamin Sztabowej i Firmowej Puszki Stacjonarnej
4. Wybierzcie Szefa Sztabu, który będzie odpowiedzialny za całą akcję.
5. Szef Sztabu musi zarejestrować się w Bazie Szefa Sztabu, wypełnić formularz zgłoszeniowy, zaakceptować regulamin i zobowiązać się do przestrzegania jego postanowień. Po ukończeniu wypełniania wniosku musi go wydrukować, podbić pieczątką organizacji i podpisać.
6. Wniosek musi zostać podpisany również przez członków komisji odpowiedzialnej za nadzór nad prawidłowym przebiegiem zbiórki. .
7. Wypełniony, podpisany oraz opatrzony pieczątką wniosek razem z zaświadczeniem o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego wysyłacie do Fundacji do 18 listopada 2024 r. (najlepiej w formie czytelnego skanu na adres [email protected] lub pocztą na adres Fundacji WOŚP ul. Dominikańska 19c 02-738 Warszawa z dopiskiem "Sztaby").
Zakładasz sztab | Kilka słów o wolontariuszach | Puszki kwestarskie, kwesta
Koncert i imprezy towarzyszące | Kilka słów o sponsorach
Rozliczenie | Kontakt z nami | Informacje dodatkowe
Prowadzenie Sztabu to duże wyzwanie, dlatego warto do współpracy zaprosić grupę zaufanych znajomych, którzy podobnie jak Wy będą chcieli poświęcić swój czas i energię na organizację finałowych działań. Pomyślcie, w jaki sposób możecie rozdzielić zadania tak, aby łatwiej Wam było zorganizować pracę w Sztabie. Pamiętajcie jednak, że to Szef Sztabu odpowiedzialny jest za to, by w każdej działce funkcjonowania Sztabu przestrzegane były zapisy naszego regulaminu. Przypominamy, że każdy Sztab działa we własnym imieniu na rzecz Fundacji WOŚP, a nie odwrotnie.
Fundacja ma prawo odmówić rejestracji Sztabu bez podania przyczyn, staramy się jednak zawsze informować Was o powodach naszych decyzji. Najczęściej, jeśli wniosek nie budzi naszych zastrzeżeń, zgoda jest przyznawana. Zgoda na prowadzenie Sztabu jest dokumentem dającym podstawę do prowadzenia finałowych działań na swoim terenie. Procedura rozpatrywania wniosku o utworzenie Sztabu rozpoczyna się w momencie, kiedy do Fundacji dotrze (mailem lub pocztą) poprawnie wypełniony dokument wraz ze wszystkimi wymaganymi podpisami oraz pieczęcią.
Jako Sztab musicie posiadać swoją siedzibę. To w niej będą odbywały się spotkania z wolontariuszami, liczenie pieniędzy po Finale itp. Zgodnie z tym musi być to miejsce ogólnodostępne. Jeśli jako organizacja nie posiadacie takiego miejsca zgłoście się do Ośrodka Kultury, Urzędu Gminy, Urzędu Miasta, Szkoły, Ośrodka Sportu. Pamiętajcie, że na wniosku musi znaleźć się pieczęć oraz imię, nazwisko i telefon do osoby reprezentującej daną organizację. Poza wyjątkowymi sytuacjami, rozpatrywanymi przez nas indywidualnie, nie powinien to być Szef Sztabu.
Podstawowym założeniem jest to, że działacie nie w imieniu, ale na rzecz Fundacji. Oznacza to, że za wszystko odpowiadacie sami. Chodzi tu głównie o wszelkie zobowiązania finansowe. Rachunki, faktury, które pojawią się przy organizacji Finału, w żadnym wypadku nie mogą być wystawione na Fundację, chyba że wcześniej zostało to uzgodnione z działem księgowości Fundacji i otrzymaliście na to wyraźną, pisemną zgodę.
Orkiestra w swej formule działania jest fenomenem na skalę światową, jej podstawą jest zaufanie wzajemne. Nie możecie jednak zapominać, że obowiązują nas, a tym samym Was, wszystkie przepisy prawa. Bardzo zależy nam na tym, żeby nikt nie miał wątpliwości co do uczciwości naszych działań. Jest to jeden z powodów, dla których Fundacja cieszy się ogromnym zaufaniem Polaków. Dlatego jako Szefowie Sztabu musicie mieć świadomość, że wszystkie dokumenty są przez nas gruntownie sprawdzane, a wobec wszystkich osób, które dopuściły się nieprawidłowości zostają wyciągnięte prawne konsekwencje. Nasze działania są w pełni transparentne, a nieprawidłowości usuwane.
Gramy w Polsce i na całym świecie! 90 sztabów w 29 krajach!
Po otrzymaniu zgody na założenie Sztabu WOŚP zacznijcie nabór wolontariuszy. Starajcie się informować mieszkańców Waszego miasta, o tym, że założyliście Sztab, w jaki sposób i kiedy można się do Was zapisać oraz jakie są zasady zgłoszeń. Pamiętajcie, by uczulić wolontariuszy, aby kwestowali na terenie Waszego Sztabu lub w pobliskich miejscowościach (pod warunkiem, że nie zawiązał się w nich inny Sztab). Nie zgadzamy się na wysyłanie wolontariuszy do innych miejscowości, w których działają inne, zatwierdzone przez nas Sztaby.
Jako Szefowie Sztabu jesteście odpowiedzialni za zebranie danych osobowych wolontariuszy (numery PESEL, adresy e-mail, adresy pocztowe itd.) oraz ich ochronę. Te dane będziecie musieli wprowadzić do Bazy Szefa Sztabu lub będziecie mogli przeprowadzić internetową rejestrację wolontariuszy, podczas której oni sami zarejestrują się w wprowadzą swoje dane na stronie iwolontariusz.wosp.org.pl.
Zapoznajcie swoich Wolontariuszy z regulaminem ich pracy . Przypomnijcie im także, że nie można kwestować pukając do mieszkań. Dotyczy to także różnych instytucji czy supermarketów, jeśli wcześniej nie uzyskaliście zgody na kwestę w obrębie ich terenu.
Do udziału w zbiórce zapraszamy wszystkich, bez względu na wiek, jednak przyjęliśmy zasadę, że wolontariusze, którzy nie ukończyli 16 r.ż. mogą zbierać pieniądze wyłącznie pod opieką osoby dorosłej. Postarajcie się zrobić wszystko, aby wolontariusze podczas kwesty czuli się bezpiecznie. Zgłoście swój Sztab i teren Waszego działania na policji czy też w straży miejskiej, zróbcie spotkanie służb z Waszymi wolontariuszami. Pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień.
Przy współpracy z wolontariuszami w ramach Finału WOŚP pamiętajcie o obecnie obowiązujących zaleceniach i przepisach sanitarno-epidemiologicznych.
4 grudnia wolontariusze i pracownicy Fundacji spakowali 4 000 paczek, które trafiły do 1632 Sztabów w Polsce i na całym świecie!
Co roku puszki kwestarskie są tekturowe, ich grafika dostosowana jest do tej, którą możecie znaleźć na plakatach. Do każdej z nich otrzymacie nasze banderole, którymi należy okleić każdą puszkę kwestarską. Pamiętajcie, że puszka musi być oznaczona numerem identyfikatora wolontariusza, który z nią kwestuje. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której jakikolwiek element zostanie pominięty.
Po skończonej kweście puszki należy zutylizować. W żadnym przypadku wolontariusze nie mogą zabrać ich „na pamiątkę”.
Każdy Finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy to wielkie wydarzenie medialne. Niemalże każdy Sztab stara się zorganizować coś ciekawego - koncert, licytację, imprezę sportową lub inne wydarzenie plenerowe. Namawiamy Was byście zachęcali lokalne grupy taneczne, kapele, grupy teatralne itp. do współuczestniczenia w Finale w Waszym mieście. Oprócz urozmaicenia finałowych atrakcji, pozwoli Wam to pokazać jak wiele zdolnych osób mieszka w Waszej okolicy. Czasem bywa to znacznie bardziej atrakcyjne dla mieszkańców niż „znane” nazwiska.
Pamiętajcie o przestrzeganiu wszystkich powszechnie obowiązujących przepisów związanych z organizacją koncertów czy imprez plenerowych (imprez masowych). Zgoda, którą otrzymacie od Fundacji obejmuje przeprowadzenie kwesty. Na zorganizowanie imprezy masowej, zgodnie z ustawą, musicie uzyskać odrębną dokumentację.
30 Finał to nie tylko szczytny cel ale też dobra zabawa, świetne zespoły. Zobaczcie sami co dla Was przygotowaliśmy!
Dysponujecie środkami finansowymi, posiadacie produkty, które możecie przekazać na rzecz Sztabu bądź chcecie jako firma zaoferować usługę, by usprawnić działanie Sztabu i nie wiecie gdzie się zgłosić? Zapoznajcie się z listą Sztabów zatwierdzonych przez Fundację. Wybierzcie ten, który znajduje się w Waszej okolicy lub jego potrzeby najbardziej odpowiadają Waszym oczekiwaniom i możliwościom np. artykuły spożywcze (napoje, słodycze, posiłki), transport, materiały biurowe (papier, drukarki), usługi ochroniarskie, technika sceniczna, gadżety, wytwory artystyczne (muzyka, malarstwo, rzeźba, rękodzieło), usługi informatyczne (hosting www, projektowanie grafiki, komunikacja).
Skontaktujcie się z Szefem Sztabu - osobą która odpowiada za działanie danego Sztabu. Możecie skorzystać z danych kontaktowych podanych na naszej liście lub z kontaktu podanego na stronie Sztabu. Tam również możecie zobaczyć, jakie aktywności zaplanował dany Sztab - może ułatwić to podjęcie decyzji co do zakresu Waszej współpracy.
W czasie rozmowy z przedstawicielem Sztabu zazwyczaj można zorientować się, jakie ma on najpilniejsze potrzeby. Często do lepszego działania Sztabu bardziej potrzebna jest konkretna pomoc (np.: materiały biurowe, żywność lub gorące napoje dla wolontariuszy), niż wkład finansowy.
Zarówno Szefowie Sztabów, jak i wszystkie pozostałe osoby zaangażowane w organizacje Sztabu działają jako wolontariusze. Zgodnie z regulaminem, który akceptują, nie pobierają oni żadnych wynagrodzeń z tytułu prowadzenia Sztabu. Ponoszenie kosztów organizacji Sztabu lub organizacji imprezy finałowej często bywa dla nich dużym wysiłkiem logistycznym. Dlatego zachęcamy do pomocy, zarówno jeśli chodzi o przekazanie środków finansowych, jak i rzeczy niezbędnych do funkcjonowania Sztabu.
Zgodnie z Regulaminem działania Sztabów, który określa wszystkie zasady dotyczące ich funkcjonowania, Sztab działa w swoim imieniu na rzecz Fundacji i 32. Finału WOŚP. Oznacza to, że Fundacja WOŚP, nie wystawia potwierdzenia przekazania darowizny Sztabowi, nie przyjmuje faktur na zamówienia złożone przez Sztab ani nie wystawia zaświadczeń za świadczenia sponsorskie dotyczące Sztabu.
Każdy Sztab po zatwierdzeniu wniosku o udział w zbiórce na rzecz 32. Finału otrzymuje od Fundacji oficjalną zgodę. Przed nawiązaniem współpracy można poprosić o okazanie takiego dokumentu. Oprócz przedstawicieli Sztabu, może się do Was także zgłosić organizacja współpracująca w ramach Imprezy Zamkniętej pod auspicjami Sztabu. Zakres ich działania można również sprawdzić u Szefa Sztabu.
Zazwyczaj sponsorzy, nawiązując współpracę ze Sztabami, preferują współpracę opartą na barterze np. zamiast przekazywać pieniądze wolą zapłacić fakturę za zwrot kosztów podróży zespołu grającego w czasie Finału, usługi transportowe, materiały biurowe lub po prostu przekazać - w zależności od możliwości - rzeczy niezbędne do prowadzenia Sztabu czy imprez towarzyszących Finałowi.
Dobrym pomysłem jest także wsparcie licytacji prowadzonych przez Sztaby w specjalnym serwisie aukcje.wosp.org.pl, tworzonym we współpracy z Allegro. To doskonała forma reklamy oraz sposób na zasilenie finałowej kwesty. Im bardziej nietuzinkowa aukcja, tym większa szansa, że zainteresuje ona media! Porozmawiajcie z przedstawicielami Sztabu, połączenie Waszych możliwości i ich pomysłowości może przynieść niesamowite efekty.
Jeśli Wasza firma jest dostawcą konkretnych usług - być może Wasza pomoc przyda się Sztabowi właśnie w tym zakresie. Oczywiście możecie swoje usługi zaproponować tylko jednemu wybranemu Sztabowi.
Wasze zaangażowanie może wzbogacić program przygotowany przez Sztab. Zachęcamy do aktywności na tym polu.
Większość Sztabów w ramach zbiórki organizuje imprezy plenerowe lub imprezy odbywające się na terenie różnych instytucji tzw. Imprezy Zamknięte. W czasie ich trwania mogą - na ustalonych wcześniej zasadach - reklamować firmy, z którymi współpracują. Jest to okazja do pokazania się lokalnej społeczności jako firma, która wspiera działania związane z 32. Finałem WOŚP. Również działalność internetowa Sztabów, strony internetowe oraz serwisy społecznościowe - cieszą się dużym zainteresowaniem i mogą być dobrym nośnikiem reklamy.
Po rozliczeniu Sztab otrzymuje od Fundacji specjalne finałowe podziękowania. Bardzo zależy nam na tym, by zostały przekazane wszystkim sponsorom i partnerom Sztabów. Jest to wyraz naszej ogromnej wdzięczności za chęć włączenia się w orkiestrowe działania, poprzez wspiercie lokalnego Sztabu.
Jak prawidłowo informować o współpracy ze Sztabem? Wspierając Sztab, a nie bezpośrednio Fundację, należy korzystać z logotypu danego Sztabu (uzyskanego od Sztabu), a nie logotypu Fundacji WOŚP. Komunikacja powinna zawierać informację o tym, jak firma wspiera Sztab, i zostać zaakceptowana przez Fundację przed publikacją - akcept uzyskać można, przesyłając przygotowane treści na dedykowany adres [email protected].
Każdy z wolontariuszy musi być rozliczony indywidualnie. Prace w Sztabie muszą być zorganizowane tak, by móc przeliczyć puszkę przy wolontariuszu i na bieżąco podać mu informację o zebranej przez niego sumie. Kwotę, jaką zebrał, wpiszcie na rozliczeniu, które od kilku lat jest jednocześnie podziękowaniem dla niego za cały dzień zbiórki. Pamiętajcie, że jest to jedyny dokument dla wolontariusza, który potwierdza jego udział w kweście.
Nad przeliczaniem pieniędzy w Sztabie musi czuwać powołana przez Was komisja. Pamiętajcie o sporządzeniu protokołu z tego przeliczania, obowiązkowo muszą podpisać się na nim osoby odpowiedzialne za ten element działania Sztabu. Przeliczenie pieniędzy to bardzo ważny moment całego Finału. Nie możecie dać nawet najmniejszego powodu, aby wokół pieniędzy powstały jakiekolwiek niejasności. Zaraz po przeliczeniu pieniędzy, zapakujcie je do Bezpiecznych Kopert i przygotujcie je do przekazania pracownikom banku. Minimalizujecie w ten sposób jakiekolwiek podejrzenia co do transparentności rozliczenia Waszego Sztabu. Pamiętajcie, aby prawidłowo rozdysponować i ponumerować puszki - nie ma możliwości, aby tworzona była tzw. „puszka sztabowa”, która nie jest przypisana do żadnego z wolontariuszy lub nie ma zezwolenia.
Rozliczenie Sztabu wraz z podanymi w regulaminie dokumentami przyślijcie pocztą lub przywieźcie osobiście do Fundacji najpóźniej do 15 lutego 2024 r. Pieniądze będą przeliczane w Centrach Przeliczeniowych współpracujących z bankiem, a Fundacja ma obowiązek rozliczyć wszystkie Sztaby najpóźniej do dnia wyznaczonego przez MSWiA.
Po zweryfikowaniu przesłanych przez Was dokumentów otrzymacie informację o rozliczeniu, a tym samym rozwiązaniu waszego Sztabu oraz specjalne druki podziękowań, które możecie przekazać wszystkim sponsorom i osobom, które pomogły Wam w organizacji Finału WOŚP.
Chcemy także pokazywać jak najszerzej Wasze działania i dlatego zachęcamy Was do wpisywania wydarzeń w Bazie Szefa Sztabu i tworzenia własnych artykułów o Waszych lokalnych, finałowych aktualnościach. Wszystkie zgłoszone przez Was wydarzenia pojawią się na mapie umieszczonej na naszych stronach. Pozwoli to większej ilości osób zobaczyć, co się u Was będzie działo i uczestniczyć w przygotowanych przez Was wydarzeniach.
Kontakt ze Sztabami jest dla nas bardzo ważnym elementem koordynacji całej akcji. Z roku na rok coraz więcej informacji kierujemy w stronę Sztabów. Otwieramy coraz więcej różnych platform wzajemnej komunikacji. Dane, które podajecie do publicznej wiadomości powinny być tymi, pod którymi zainteresowani faktycznie zdobędą informacje na temat działania Sztabu – nie powinien to być numer do centrali, w której nie będzie można uzyskać żadnych informacji.
Jeśli Sztab mieści się w szkole lub innym miejscu, które w okresie świątecznym może być zamknięte, podajcie nam inny adres, pod który możemy wysyłać nasze materiały (puszki, serduszka itd.). Większość paczek ślemy właśnie w grudniu i nie zawsze w siedzibie Sztabu ma je kto odebrać.
W razie pytań lub wątpliwości czekamy na Wasze e-maile pod adresem: [email protected].
Pamiętajcie - najbardziej aktualne informacje na temat działalności Fundacji i przygotowań do Finału znajdziecie na naszych stronach internetowych oraz w Bazie Szefa Sztabu. W założonym przez Was profilu, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, na bieżąco będzie pojawiać się aktualna korespondencja.
Chcemy także pokazywać jak najszerzej Wasze działania i dlatego jeszcze raz bardzo gorąco zachęcamy Was do uzupełniania wydarzeń w Bazie i tworzenia własnych nowinek. Wszystkie zgłoszone przez Was aktywności pojawią się na mapie umieszczonej na naszych stronach. Pozwoli to większej ilości osób uczestniczyć w przygotowanych przez Was wydarzeniach.
Jako Szefowie Sztabu podejmujecie się niezwykle ciężkiego zadania i za to jesteśmy Wam ogromnie wdzięczni. Wiemy, że to dzięki Waszym staraniom jednego dnia w roku, cała Polska gra rock'n'rollowo i kolorowo, a przede wszystkim bezpiecznie. Jesteśmy z Wami i gramy do końca świata i jeden dzień dłużej, a Dobre Anioły zawsze są nad nami w tych wspaniałych, radosnych chwilach! Wielkie dzięki!
Lidia Niedźwiedzka-Owsiak i Jurek Owsiak - jako pierwsi Polacy w historii - otrzymali nagrodę "PRO BONO HUMANUM"! To nagroda specjalna prestiżowego konkursu PRIX GALIEN, uznawanego za drugie, po Nagrodzie Nobla, najważniejsze wyróżnienie w dziedzinie medycyny i farmacji.
